Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

[ razón social ], identificada con NIT [ NIT ], con domicilio en [ dirección, ciudad ], es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sistema.

Canal de atención al titular: [ correo electrónico ] · teléfono [ teléfono ] · horario de atención [ horario ].

2. Qué datos tratamos

Este sistema es un RIS: gestiona la agenda, los estudios de imagen diagnóstica y los informes radiológicos. En ese marco se tratan:

Identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo.
Contacto: teléfono, correo electrónico, dirección.
Datos sensibles de salud: motivo del estudio, antecedentes clínicos relevantes, imágenes diagnósticas (DICOM) e informes radiológicos.
Datos de la atención: entidad remitente, médico remitente, sede donde se realizó el estudio, fechas.
Datos de acceso y auditoría: usuario, fecha y hora de consulta de la historia, dirección IP. Se registran por seguridad y trazabilidad, no con fines comerciales.

Los datos de salud son datos sensibles (art. 5, Ley 1581 de 2012). Su tratamiento exige autorización previa, expresa e informada del titular, y nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. La negativa, sin embargo, puede impedir la prestación del servicio de imagenología.

3. Para qué los usamos

Prestar el servicio de imagenología: programar, realizar, interpretar y entregar los estudios.
Elaborar, firmar y custodiar el informe radiológico como parte de la historia clínica.
Poner los resultados a disposición del paciente en el portal, y del médico tratante o la entidad remitente cuando corresponda.
Facturación y trámites administrativos con la entidad responsable del pago.
Cumplir obligaciones legales de reporte, auditoría, control de calidad y conservación documental.
Notificar al paciente sobre su cita o la disponibilidad de su resultado.

No se usan estos datos para publicidad, ni se venden, ni se ceden a terceros con fines comerciales.

4. Derechos del titular

Como titular de los datos, usted tiene derecho a (art. 8, Ley 1581 de 2012):

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
Acceder gratuitamente a sus datos.

Límite importante: la historia clínica y los informes radiológicos deben conservarse por mandato legal (Resolución 1995 de 1999, mínimo 15 años). Por eso una solicitud de supresión no puede aplicarse sobre el contenido clínico mientras ese deber esté vigente.

5. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a [ correo electrónico ] indicando su nombre, número de documento, la solicitud concreta y un medio de contacto. Si prefiere hacerlo presencialmente, puede acercarse a [ dirección ].

Términos de respuesta

Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se le informa el motivo y la fecha en que se atenderá, que no superará cinco (5) días hábiles más.
Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se le informa el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más.

6. Cómo protegemos la información

El acceso al sistema es nominal y está restringido por rol: el personal solo alcanza lo que su función requiere.
El tráfico viaja cifrado (HTTPS) y las credenciales de sistemas externos se almacenan cifradas, nunca en texto plano.
Cada paciente accede únicamente a sus propios estudios; el portal verifica la propiedad en cada consulta.
Se registran los accesos a la información clínica para permitir auditoría.
Se realizan copias de respaldo de la información.

Ninguna medida es infalible. Si detectamos un incidente que comprometa sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad competente conforme a la ley.

7. A quién se entrega la información

Al propio paciente o a su representante legal debidamente acreditado.
Al médico tratante y a la entidad remitente, en el marco de la atención.
A la entidad responsable del pago, para efectos de facturación y auditoría de cuentas.
A las autoridades que lo requieran en ejercicio de sus funciones legales.
A proveedores de tecnología que apoyan la operación, bajo contrato y con obligación de confidencialidad: [ listar encargados, si aplica ].

Transferencias internacionales de datos: [ indicar si aplica y a qué países ].

8. Conservación

La historia clínica y los informes radiológicos se conservan por el término legal aplicable (Resolución 1995 de 1999: mínimo quince (15) años). Los demás datos se conservan mientras dure la relación con el titular y por el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables y fiscales.

9. Vigencia y cambios

Esta política rige desde septiembre de 2026. Cualquier cambio sustancial se comunicará a través de este mismo medio antes de su entrada en vigor. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo indicado en el numeral anterior.